企业标准体系实施与有效性保持与改进
吴凯
(杭州鸿雁电器有限公司 杭州 310013)
摘 要 本文介绍了作者对企业标准体系的建立和实施的体会，探讨了从企业标准体系与质量、环境管理体系协调性、企业标准体系的信息化推进及企业标准化经济效果和效益评价与计算三个方面对标准体系进行有效性保持和改进的思路。
关键词 标准体系 实施体会 有效性改进
一、企业标准体系实施的背景与现状
为了适应新形势下标准化工作的要求，满足企业标准化工作发展的需要，国家标准化管理委员会从2000年开始，经过三年多时间的调查研究，重新修订了“GB/T15496-2003企业标准体系要求”、“GB/T15467-2003企业标准体系技术标准体系”和“GB/T15498-2003企业标准体系管理标准和工作标准体系”三项国家标准并制定了“GB/T19273-2003企业标准体系评价与改进”国家标准。这四项标准已于2003年10月1日起实施。四项标准实施后，国家标委会、中国标准化协会、国家标准技术审查委员会赴各省组织培训和推广，并在全国范围内确定了165家企业为试点企业。与此同时，浙江省质量技术监督局也行文，要求做好四项标准的宣贯实施工作，明确省内试点企业创建标准化良好行为活动的要求和验收评定工作安排。为有效推动此项工作，浙江省质量技术监督局和浙江省省经济贸易委员会联合下文，明确在申报各类政府资助项目中，通过标准体系评定的企业将优先考虑；申报中国名牌产品的企业必须通过3A级标准体系评定等一系列推动措施。
笔者所在的杭州鸿雁电器有限公司被列入浙江省首批标准化良好行为试点企业。公司实施企业标准体系认定势在必行。同时公司领导要求利用试点企业的良机，规范和扎实公司各项生产、技术和管理工作，建立健全现代企业制度，为公司产品申报中国名牌打好基础。
基于以上的背景和动机，公司于2004年初决定在公司内部实施和贯彻运行企业标准体系。在公司领导的统筹和各部门的配合下，我司于2005年4月顺利通过了国家标准化管理委员会委派、浙江省质量技术监督局和浙江省标准化协会联合实施的企业标准体系3A级评价。在此过程中，实施了标准体系动员与准备、标准化人员培训、现有体系诊断、体系文件编制与发布、体系试运行、自我评价与改进、体系预审和正式评价与改进等过程。截止目前为止，我公司已收集有技术标准448项(册)，管理标准421项，工作标准174项(册)，国家法律法规21项(册)。我司的标准体系已经基本全面覆盖整个生产经营过程。笔者作为公司惟一一名专职标准化员，对建立、实施、评价改进企业标准体系工作进行了主要参与，在此过程中对四项标准要求加深了理解，对公司在企业标准体系运行中的体会和有效性改进形成了一些见解，现论述如下与同行共勉。
二、企业标准体系与质量管理体系、环境管理体系的协调
1、企业标准体系和质量、环境管理体系的相互关系
企业标准体系是将企业内的标准按其内在联系形成的科学的有机整体。它以技术标准为主体，包括管理标准和工作标准。“质量管理体系”在GB/T19000-2000《质量管理体系 基础和术语》中的定义是“在质量方面指挥和控制组织的管理体系”，“环境管理体系”在GB/T24001-2004《环境管理体系 要求及使用指南》中的定义为组织管理体系的一部分，用来制定和实施环境方针、并管理环境因素。从定义上看，企业标准体系是一个整体，而质量和环境管理体系是其一方面的分支。
推行GB/T19001和GB/T24001标准是通过对质量和环境有影响的各个过程进行控制，使产品质量达到产品标准的要求，使重要环境因素得到识别和控制，使企业的生产、经营活动符合国家法律法规的要求。企业标准体系和质量、环境管理体系之间存在着许多联系。它们的目的都是为了满足企业的内部需要和外部需要，使企业生产和管理有章可循，达到符合法律法规和用户的需求，提高经济效益。它们都强调对生产经营活动进行全面的控制，强调质量、环境控制与效益的统一。在GB/T15498-2003《企业标准体系 管理标准和工作标准体系》中的7.6条明确指出：“GB/T19001所规定的质量手册、程序文件，是管理标准的一种形式，企业按照GB/T19001规定建立形成文件的质量管理体系，应充分利用已有的企业管理标准，并将质量手册、程序文件纳入企业管理标准体系。”同时在GB/T19001-2000《质量管理体系 要求》的引言中指出：“该标准所规定的质量管理体系要求是对产品要求的补充”，在GB/T24001-2004《环境管理体系 要求及使用指南》的引言中也指出：“环境管理标准旨在为组织规定有效的环境管理体系要素，这些要素可与其他管理要求相结合。”这些论述和要求充分体现了企业标准体系与质量、环境管理体系两者之间是目的统一、利益共通、相互依存的。因此我们在建立健全企业标准体系时，与质量、环境管理体系应紧密结合起来，将企业标准体系和质量、环境管理体系看作一个事物的两个方面。
当然，企业标准体系和质量、环境管理体系也有其各自的特点。首先在范围和相互包容的程度上有所不同。质量管理体系主要涉及产品设计、采购、生产、销售、检测等过程，但其主旨是保证产品的质量，证实有满足法律法规和顾客要求的产品的能力；环境管理体系则只是对组织能够控制的或能够施加影响的环境因素进行识别、管理，旨在得到组织自身或外部(如相关方、认证机构等)对环境管理的控制与评价。这两个体系与企业标准体系相比，所涉及的范围都要相对窄一些。企业标准体系涉及到生产经营活动的全部领域，如技术标准就要包括设计技术标准、产品标准、采购技术标准、工艺技术标准等16大类，管理标准则包括经营综合管理标准、设计开发与创新管理标准、采购管理标准、生产管理标准等17大类，工作标准又包括决策层、管理层和操作人员管理标准三大类。因此企业标准体系比质量、环境管理体系涵盖的范围要大的多，从一定层面上看，企业标准体系包含了质量和环境管理体系的许多内容。其次，企业标准体系和质量、环境管理体系研究对象和基本思路也有所不同。企业标准体系的基本组成单元是标准个体，按业务性质分工，技术标准、管理标准、工作标准呈横向排列，各标准之间均为并列的，标准制定与实施的纵向流程性不是很明显。而质量、环境管理体系的基本组成单元是开展质量或环境活动所需的组织结构、程序、过程和资源，其基本构思本身就是一个流程性的活动，建立相应的保证能力，按与产品质量或环境控制有关的生产经营全过程纵向展开。
综上所述，企业标准体系和质量、环境管理体系应是互相协调、互相配合、互相衔接、互相补充、互相制约的。企业标准体系是进行质量、环境管理的基础，而质量、环境管理体系又是企业开展标准化工作的支柱。
2、协调企业标准体系文件与现有质量、环境体系文件的关系，有效地保持和改进企业标准体系
目前，我公司推行GB/T19001和GB/T24001标准已有多年，并按照这两个标准建立了质量和环境体系并通过了外部认证。在这个过程中，公司已建立起一套完整的质量体系文件和一套完整的环境管理体系文件。此时建立企业标准体系，若抛弃已有的质量管理体系和环境管理体系，重新建立起一套管理标准、工作标准，另起炉灶，就等于抛弃了本公司多年来成功的管理经验和行之有效的管理方法，甚至还会造成文件之间的相互矛盾。因此，我们在进行管理标准编制时，充分利用了现有的质量和环境管理体系文件，对现有文件实施了双重编号(即对原文件编号不变，同时对该文件加编企业标准体系文件编号)，这样既保持了现有质量、环境管理体系的延续一致性，又保障了企业标准体系编制的完整性与可行性。在对质量和环境管理体系文件换版的时候，着重加强了对相关文件进行统一格式、统一编号及文件适宜性评审。这样，我们在编制企业标准体系文件时，既不完全照搬，又不完全抛弃，根据企业自身的实际，进行适当地取舍，理顺了两者的关系，同时也加快了相关文件的编制效率。
从已发布的公司企业标准体系文件来看，对企业标准体系与质量、环境管理体系两者的协调，还应做好以下几点内容：
一是应明确企业标准体系的标准(特别是技术类标准)主要解决的是为什么做、做什么和做到何种程度的问题，而实际可操作性要求可能会不是很强。质量、环境管理体系文件则还要求解决怎样做的问题，即质量、环境体系文件要有较强的可操作性。因此在进行质量和环境管理体系文件转换的时候应要特别注意在这方面进行完善和改进。如我们编制一个产品标准，对检验的抽样的要求可以简单叙述为按GB/T2828.1-2003中XX检查水平X级进行，按AQL值XX进行合格判定，没有必要在该产品标准上明确列举样本数、抽样数和判定数的详细表格，因为产品标准要求整体简洁、内容明确、可追朔即可；而对于质量管理体系范畴的检验规范，我们应将该表格详细给出，以直接指导检验工作，增加可操作性，增加工作的便捷性。又如，在制定产品标准的时候，我们可以将检验试验方法进行引述，按GBXXXX-XX中的X.X条方法进行；但在写检验试验作业指导书时，应尽可能地将该方法进行详细描述，以方便相关检验试验人员的工作，增加文件的可操作性。
二是文件中职能分配的问题。质量管理体系文件是以质量职能为核心的，它根据所服务的市场、产品类别、生产过程、顾客及消费者的需求，确定所要开展的质量活动；而管理标准、工作标准是以企业的行政管理为核心的，它不仅包括与产品质量有直接关系的设计、采购、工艺、生产、检验、营销等，还包括能源、卫生、环保、考核等与产品质量无直接关系的管理内容。因此，在相关文件书写时应注意把握质量职能与部门职能二者之间的区别和联系，是非常重要的。
三、企业标准体系实施的信息化改进
标准信息问题，可以说是我国许多企业存在的一个问题。我公司组织机构比较复杂、办公场所又比较分散，在实施标准体系过程中，标准信息的管理问题已经显现。只有信息集中统一，才能使信息成为一种资源，并且实现信息资源的共享。有效地把各类标准信息源连接起来，以保证获得足够量的、准确可靠的适用信息并及时处理和加工传递，方能对企业标准体系得到更为有效的控制。我公司是杭州市工业企业信息化示范企业，公司信息化工作成绩应该是比较显著的，但公司对标准信息的管理还是有点欠缺。结合本企业实际情况，笔者认为建立企业标准信息管理系统势在必行。
1、应建立生成本企业专用的标准信息管理系统，体系结构与明细表关联，点击体系结构中的某一层次即可方便的查看到其对应的标准明细情况。标准体系明细表以列表的形式列出各层次、各类标准的清单、自动实现与标准体系结构的关联，对标准的确认、修订、废止等动态状况进行说明，实现对标准体系明细表的汇总功能，体系结构中注明标准的不同版次、年代等信息。标准体系表中可链接查看标准反馈信息和查阅标准全文。对标准实施过程中的修改建议和意见能有效传递。
2、应建立标准制定、修订管理系统，实现对标准的制修订工作进行规范化管理，提供标准制修订规划清单，并对标准制修订计划的执行情况进行追溯管理。体现标准制修订规划、标准制修订计划和标准体系表三者之间的关系。制定、修订过程应充分考虑现有产品标准备案模板软件的使用，应兼容WORD、WPS等文字处理软件，编辑后供各类用户方便使用。
3、应建立外来文件和信息的有效传递途径。以列表的方式对国家标准、行业标准、国际标准、国外标准目录进行增加、修改、删除，条件成熟时候，扫描相关文档录入系统，供用户查询、打印；以电子公告的方式，提供标准化办公室发布的公告、传递各类协会标准化动态和信息。
4、加快完善现有产品的基础数据库，规范产品代码、型号、图号的使用，加快编制产品组成BOM表，为产品生产、定额、价格管理等工作做好标准化基础工作。
四、进行企业标准化经济效果与效益的评价与计算，明确企业标准体系实施后的经济效益，进一步推动体系运行
标准化经济效果是指企业在贯彻标准所获得的有用效果与制(修)订标准及实施所付出的劳动耗费之比。标准化经济效益是指企业贯彻标准所获得的有用效果与制(修)订及实施标准所付出的劳动耗费之差，标准化经济效益又分为年度效益和标准实施期总效益。评价和计算标准化经济效果和效益，有益于全面衡量企业标准体系贯彻实施产生的经济效益，检验标准体系实施效果，推动企业标准体系的进一步贯彻和落实。
GB 3533.1对标准化经济效果的评价原则和计算方法做了详细的规定，附录中对贯彻各类标准获得效益的主要计算公式也做了规定。GB 3533.1中对贯彻标准涉及的各类效益，如设计工艺效益、材料节约效益、动力燃料效益、工艺装备效益、提高产品质量产生的效益、品种合理简约化效益、制造工时费用效益等16项可计算效益进行了阐述和规定。结合该项标准和我司实际情况，在推动该项工作时，应考虑以下主要因素。
1、设计(工艺)费用节约因素：研发阶段的减少设计的工作量，减低的设计工时，减少的试验费用、节约的工艺文件标准费用及工装费用；
2、原材料费的节约因素：降低原材料的消耗和定额、提高原材料的利用率、减少原材料品种等；
3、生产过程的节约因素：提高产品质量，减低不合格率、减低材料消耗、减少材料和零部件的储备、减少流动资金等；
4、流通过程中的节约因素：提高仓库面积和容积利用率、减少运输和仓储过程中的损失，减少包装费用等；
当然，对其他因素，如流动资金和生产周期、能耗、售后费用等都应该纳入效益计算范围。
五、结束语
企业标准体系的贯彻实施是一项长期的工作，只有不断改进其有效性，才能更好的运行体系，形成P-D-C-A循环运行的机制。在改进过程中，抓住切入点很重要。在建立、实施了标准体系特别是在通过3A评定之后，面上的标准贯彻和制定都基本的要求都已经基本符合要求，我们只有通过进一步的深入发掘其改进的机会，才能使标准体系运行不停留在满足现状和应付评定的层面上。以上我谈到的从企业标准体系与质量、环境管理体系协调性、企业标准体系的信息化推进及企业标准化经济效果和效益评价与计算三个方面对我公司企业标准体系进行进一步的改进，以提高体系运行的有效性和发现改进机会，实施改进。
以上是笔者在从事企业标准体系运行过程中的一些观点，如有不当之处，请各位专家多提宝贵意见，共同探讨。
参考文献
国家标准化管理委员会.企业标准体系实施指南.中国标准出版社. 2003.11
(作者简介：杭州鸿雁电器有限公司产品开发中心 标准化 高级工程师)
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