基于企业网的协同办公环境建设
盛兰英
浙江省电子技术研究所 杭州310012
摘 要 本文分析了利用Internet/Intranet技术对企业网的协同办公环境的建设，以及在此基础上的办公自动化技术的应用。
关 键 词 协同办公；群体
信息社会的高速发展的今天，起来越多的工作需要群体成员分工协作共同完成。人们迫切需要利用计算机网络的高新技术提供支持和协调群体活动的环境及手段，来提高企业办公的工作质量和效率，摆脱目前的落后办公模式。
从整体的观点来看一个企业，企业各个组成部分之间的沟通和协调是影响企业经营效率的决定性因素，传统的沟通和协调往往是通过人员的往来和会议等方式进行，如果企业只在一个很小的地域范围内，也许这还不是一个大问题。但如果企业的各部分分在比较大的地域范围内，沟通和协调就有可能成为企业发展的制约因素。
企业办公管理信息系统的发展经历了从单机、文件服务器、客户/服务器模式到目前的B/S模式，无论是单机系统还是网络系统，都是以支持单独用户操作为目标，只支持用户和系统之间的交互，很少支持用户与用户之间的通信，使的人们的工作通常是处在封装的计算机环境中。
人与人之间的交流是频繁的、是必须的。企业办公的整个体制可以看成是一个群体组织，在群体活动中，任意一项活动都 必须是多人合作完成。有效的合作要求人胶必须共享信息。例如，某一部门的工作人员起草一份报告交上级有关部门审批，内容可能涉及到方方面面，有关部门之间需要协同工作。
如果一个群体组织的活动是协调的，那么它的通信和合作将会大大得到加强。一个不能很好地进行协调的群体组织，它的之间势必会经常发生冲突和重复劳动。
1 需求分析
在现实的日常办公中，由于信息的不共享，不透明。使得在日程安排、公文流转、事务处理的过程中常常产生大量交叉的，重复的信息，不依赖于管理，需要有一个借助计算机的办公自动化管理软件来辅助办公，协同各个部门工作以提高工作质量和办事效率。
当前企业办公管理信息系统应用需求Intranet的技术，可划分为3个层次，其信息鎏运行为；上行信息流、内部信息环流、下行信息流。层次结构图如图1所示。
高层管理――实施战略管理，即对企业业务和资源在整体上的一种把握和控制，包括组织架构、资源配置和企业战略。
中层管理――实施业务管理中的具体设计、组织和协调，决定了企业各种业务是否能有效地开展。
基层管理――实施对业务处理的过程管理。
虽然企业办公管理信息系统中的协同办公工作流机制无处不在，但协同工作主要是处在信息枢纽层，该层是信息系统3层的核心层次。对应于企业信息系统的主体框架，支持信息共享、交流和协同工作。从基本事务处理层上行的信息到信息枢纽层进行处理，然后将处理的结果上行到分析决策层。由此可见，信息枢纽层的信息处理质量好坏、效率的高低直接影响到整个企业的工作进展，决定了企业的战略目标能否实现，也决定了企业发展是否有坚实的繁殖内核。
传统的企业办公自动化系统，其信息服务模式采用C/S结构，设计为局域的应用，虽然其分布式信息处理技术相当成熟，但信息服务相对封装，部门之间的信息传递、数据交流常依赖于人工的辅助，使得信息的时效性得不到应有的拓现。B/S结构使得信息服务工作在广域范围内，信息能得到及时的共享，但对分布式信息处理十分有限。必须提供一个能支持协同办公的网络环境，将两种信息服务模式有机地结构捏合在一起，是企业网络协同办公环境建设的当务之急。
2 环境设计
在协同开发应用环境中，由于协同的普遍性，多样性及特殊性使得构造一个全能的协同系统将是一件极为困难的工作。同时各种协同在某些方面的相似又使得对每一个系统都从头开始构造将会造成极大的浪费。因此一般的作法是构造一个能够提供若干协同所需要的、具有一定通用性的服务的软件开发环境，使得开发者可以使用这些服务去开发满足某种特定需求的协同应用。
Intranet采用Internet技术建立的企业内部专用网络。它以TCP/IP协议作为基础，以Web为核心应用，内置E-mail、BBS、FTP等功能，支持内部协同工作、解决企业内部沟通与交流的需要，构成了统一和便利的信息交换平台。可以说，Intranet本身就构成了一个对协同办公进行支持的环境。
Intranet所具有的优越性，十分有利于企业网的协同办公环境的建设。
基于以上认识，企业网的协同办公系统的体系结构如图2所示：
企业网的协同办公系统的体系结构采用多服务器结构方式。
信息服务器存储企业的各类信息资源（包括各部门的共享信息资源），使各个部门可以方便的实现信息共享。
协同服务器、邮件服务器、目录服务器3部分构成通讯服务器。邮件服务器负责电子邮件的分发管理，目录服务器负责共享目录的管理，协同服务器是通讯服务器的核心，负责提供传输和传播服务。
依据对企业信息系统应用需求划分的3个层次。，以协同办公环境为建网的指导思想，剖析了层次内及层次间信息流的处理方式，我们采用了C/S与B/S相结合的信息服务模式，充分利用了两者的长处，实现了协同应用软件的顺利开发。
一个基于Web的协同办公系统，应该是一个综合、统一的系统，该系统对协同办公能提供协同环境，对协同办公中的关联任务、人员、信息、活动能进行统一的管理，支持多种任务的协作，支持协作成员的维护，支持信息的管理，支持同步或异步的协作方式。
系统应具有以下的功能及特点：
① 系统应集成在目前技术成熟、又最易接受且应用又最广泛的Web平台上。应具有信息管理、任务管理、安全管理、成员管理等功能，建立可进行多任务管理、信息访问控制等机制。
② 应能提供多种协作方式。如基于异步方式的电子邮件、信息共享区等的协作；基于同步方式的电子会议、讨论、交谈等的协作。
③ 应能以系统提供的基本功能为基础，构建出各种协同活动和管理活动。
协同办公管理功能应包括以下的内容：
① 组织、人员管理：对组织内人员管理，由系统管理员维护，它组织的人员数据库是参加种类任务、各种协同办公活动的人员来源。对人员信息的增加、修改、删除。
① 组织、人员管理：对组织内人员管理，由系统管理员维护，它组织的人员数据库是参加种类任务、各种协同办公活动的人员来源。对人员信息的增加、修改、删除。
② 任务管理：包括各种任务的定义、描述、角色的确定、人员的分配、群组的划分。
③ 信息管理：描述各种任务信息、知识、维护共享信息、对信息的增加、修改、删除、浏览。
④安全管理：对各管理模块执行的操作权限的管理，用户权限的控制、身份的验证。对各模块的维护权限定义。
协同办公的活动功能应包括以下内容：
① 完成有关信息的共享、查询，该信息包括人员信息、任务信息、分组和个人所提供的相关的知识和信息。
② 讨论交谈功能，协同办公的工作成员可以根据工作需要进行实时的交谈和讨论。
③ 电子邮件功能，协同办公的工作成员可以选择这种异步的方式进行通信及交流，通信可以对个人、对组、对某一任务的所有成员。
软件系统建议采用群件Lotus Domino/Notes。
3 结束语
随着经济的全球化，企业之间的合作显得愈发重要。企业的虚拟化，就是优势互补的几个企业在面对共同的市场机会时，组成临时性的实体，进行产品的开发，满足市场需求，实现利润分配。这种趋势要求信息化不仅要在企业内部进行，而且要在企业之间进行。协同办公是现代企业都十分强调和注重的一个话题，在目睹群组协作所取得显著成绩后，已认识到全员协作，从提高个人效率到形成强有力的工作群体，从群体的合作到创造企业强大竞争力的必要性。
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